Så underlättar e-underskrifter hanteringen av utsatta barn 

Socialförvaltningen i Östersunds kommun använder e-underskrifter för att digitalisera beslutsprocessen när utsatta barn, unga och missbrukare måste omhändertas. “Med e-underskrifter slipper socialnämndens ordförande köra in till kontoret mitt i natten för att skriva under fysiska papper. Nu kan berörda personer skriva under direkt i mobilen – det ökar rättssäkerheten”, säger områdeschefen Petra Olsson.

När en handläggare på socialförvaltningen fattar beslut om omedelbara omhändertaganden eller omplaceringar enligt LVU (Lag med särskilda bestämmelser om vård av unga) eller LVM (Lagen om vård av missbrukare i vissa fall) måste besluten undertecknas av socialnämndens ordförande eller vice ordförande.

Inga fler nattliga bilfärder till kontoret

“Det innebär att vi ringer dem direkt, även om det är mitt i natten. Innan vi införde e-signering behövde de hålla sig i närheten så att de snabbt kunde komma in till kontoret när det behövdes. Nu kan de skriva under i mobilen, oavsett om de är hemma eller på resande fot”, säger Petra Olsson.

Det här gör livet enklare för ordföranden och vice ordföranden, och det sparar även tid för socialsekreterarna, enligt Petra Olsson.

“Det har blivit mycket smidigare för alla. Och e-underskrifter ökar rättssäkerheten för medborgarna eftersom besluten nu kan fattas direkt, utan fördröjning. Att skriva under elektroniskt är en rejäl förbättring”, säger Petra Olsson.

Enkelt att komma igång med lösningen

Socialförvaltningen i Östersunds kommun använder identitets- och säkerhetsföretaget Nexus Groups lösning för e-underskrifter.

”Handläggaren laddar upp en PDF med beslutet till en signeringsportal, och sedan skriver ordföranden under med hjälp av en app i mobilen – det är verkligen smidigt och enkelt för användarna. Nexus lösning för e-underskrifter är fantastiskt bra, och det var enkelt att komma igång med den. Jag rekommenderar den varmt till andra kommuner”, säger Christer Ljungqvist, IT-samordnare på socialförvaltningens stab.

Idén väcktes under en road show

Idén att hanteringen av utsatta barn, ungdomar och missbrukare kunde underlättas väcktes hos Christer Ljungqvist under en road show om e-underskrifter som Nexus höll i Östersund i slutet av 2017.

”Verksamheten hade läst lite om e-underskrifter innan också och pratat med mig om det, men det var på road showen som jag verkligen insåg att det här var något att satsa på: det blev så tydligt och bra presenterat då”, säger Christer Ljungqvist.

Han gjorde research på andra lösningar för e-underskrifter för att kunna hitta den bästa och tog kontakt med ett par andra leverantörer för att få veta mer.

IT-avdelningen behövde övertygas

”Men de andra leverantörerna kändes inte lika bra och seriösa som Nexus, och det kändes inte som att de var så intresserade av oss. Nexus å andra sidan var väldigt tillmötesgående och snabbfotade, och gav ett väldigt bra intryck. Därför valde jag dem”, säger Christer Ljungqvist.

Nästa steg var att övertyga Östersund kommuns IT-avdelning om att säga okej till lösningen.

”De var först lite oroliga eftersom det här handlar om sekretessbelagda dokument. Men efter att ha kollat på lösningen kom de också till slutsatsen att den är säker och trygg”, säger Christer Ljungqvist.

Jurister granskade lösningen

Därefter var det dags för kommunens jurister att granska lösningen.

”Själva granskningen tog inte så lång tid, men eftersom de har mycket annat att göra fick vi lov att vänta sex månader”, säger Christer Ljungqvist.

När lösningen väl fått grönt ljus tog själva införandet bara några timmar, inklusive ett Skype-möte där ett par Nexus-representanter visade lösningen på djupet för Christer Ljungqvist. Det enda som behövde installeras var en mobilapp på användarnas telefoner.

Aktivering av elektroniska identiteter

”Vi skickade ut en länk via mejl till användarna så att de kunde hämta hem och installera appen samt aktivera sina elektroniska identiteter. Mejladresserna hämtade vi från Active Directory. Det är det enda vi behövde göra för att komma igång, så det var väldigt enkelt”, säger Christer Ljungqvist.

Användarna uppskattar verkligen lösningen och har inte haft några problem med att förstå hur de ska använda den, enligt Christer Ljungqvist.

”Det enda som hänt är att några användare inte aktiverat sina elektroniska identiteter i tid, och då har vi visat att de måste begära en ny aktiveringslänk. Jag själv hade först lite problem med att fatta skillnaden på administrationsportalen och signeringsportalen, men när jag bad om hjälp fick jag fantastiskt fin support”, säger han.

Östersund rekommenderar Nexus

Östersunds kommun köper lösningen som en tjänst via en prenumeration som kan sägas upp när som helst.

”Jag tycker att andra kommuner inte ska vara rädda att pröva. De kommer att upptäcka att e-underskrifter innebär att verksamheten sparar tid som kan läggas på andra arbetsuppgifter istället. Och jag kan som sagt verkligen rekommendera Nexus som leverantör: lösningen är toppen och Per-Erik Nilsson och våra andra kontakter på Nexus är fantastiskt bra att ha att göra med”, säger Christer Ljungqvist.

Kan komma att integrera lösningen

Östersunds kommun har nu använt Nexus signeringsportal i nästan ett år, sedan våren 2018. Nästa steg kan bli att integrera e-underskrifter i verksamhetssystemet.

”Det skulle innebära att våra medarbetare sparar ytterligare tid. Nu skapar de ett dokument i verksamhetssystemet som ska signeras, och sedan behöver de ladda ner det på datorn för att kunna ladda upp det i signeringsportalen. När dokumentet sedan blivit signerat måste de ladda ner det från signeringsportalen och ladda upp det i verksamhetssystemet igen. Om vi integrerar Nexus lösning med vårt verksamhetssystem så innebär det att de slipper alla de här stegen eftersom dokumenten då kan signeras direkt i verksamhetssystemet”, säger Christer Ljungqvist.

Nexus bidrar till ett säkrare samhälle

E-underskrifter är en del av Nexus Smart ID-plattform, vars syfte är att bidra till ett tryggare och säkrare samhälle.

“Östersunds användning av vår tjänst är ett väldigt fint exempel på det här. Att bidra till ett ännu tryggare samhälle för utsatta barn och ungdomar är bland det viktigaste
Nexus kan göra”, säger Magnus Malmström, VD för Nexus.

Välj ett annat case