Så digitaliserar Nexus HR-arbetet med e-underskrifter

Identitets- och säkerhetsföretaget Nexus Group har kunnat digitalisera sitt HR-arbete tack vare den egna e-underskriftslösningen Nexus GO PDF Signing. ”E-signering möjliggör snabbare och säkrare processer. Dessutom är e-signeringstjänsten enkel och smidig att använda”, säger Sabina Olsson, CHRO på Nexus.

Nexus har runt 300 anställda i en rad olika länder, och HR-arbetet innehöll tidigare väldigt många manuella processer. Digitaliseringsresan sker stegvis, och en viktig del var att effektivisera anställningsprocessen.

”Vi ville slippa pappershantering och osorterade pappershögar på borden. Det manuella arbetet tog väldigt mycket tid i anspråk, såväl för oss som jobbar på HR som för våra ledare i organisationen och för de nyanställda: de var ju tvungna att antingen komma hit för att skriva under sina kontrakt eller posta dem. Det blev en onödig fördröjning, och dessutom finns det en risk att anställningskontrakt som postas kommer bort på vägen”, säger Sabina Olsson.

Nexus blev pilotprojekt för den egna tjänsten

För att lösa problemet fick Nexus bli pilotprojekt för den nya e-underskriftstjänsten Nexus GO PDF Signing. Det är en molntjänst som gör det möjligt för en organisations alla användare att göra tillförlitliga elektroniska underskrifter på PDF-dokument. Portalen kan antingen användas som en fristående tjänst eller integreras i organisationens existerande system. Nexus valde det senare alternativet, vilket innebär att inloggningen till e-signeringsportalen sker via Nexus autentiseringsplattform, som även används för inloggning till alla andra system Nexus medarbetare behöver ha åtkomst till. Medarbetarna loggar in med hjälp av mobilappen Nexus Personal Mobile.

”Personal Mobile är ett väldigt smidigt sätt att logga in med tvåfaktorautentisering – det är som att använda mobilt BankID. Och det bästa är att vi bara behöver logga in en enda gång för att komma åt alla system: e-signaturtjänsten, HR-systemet, tidrapporteringssystemet, och så vidare”, säger Sabina Olsson.

Möjligt att välja metod för autentisering

Varje HR-medarbetare har varsitt konto i Nexus GO PDF Signing, och den som vill ha dokument e-signerade laddar bara upp dem till portalen, bjuder in en eller flera personer som ska signera och trycker på skicka-knappen. Det går även att skriva meddelanden till dem som ska signera, samt välja hur de ska identifiera sig när de ska signera.

”Vi kan välja mellan flera typer av tvåfaktorautentisering, exempelvis vår egen autentiseringsapp Nexus Personal Mobile, mobilt BankID eller Freja eID. Vi kan följa vilka som har signerat och vilka vi fortfarande väntar på, och vi kan skicka ut påminnelser. När alla mottagare har signerat får vi besked om det, och då kan vi spara ner dokumentet där vi vill ha det”, säger Sabina Olsson.

Så implementerade Karlskrona kommun elektroniska underskrifter

En framtidssäker och kompatibel lösning

Nexus GO PDF Signing är kompatibel med EU-förordningen eIDAS, vilket bland annat innebär att det går att göra så kallade avancerade elektroniska underskrifter (advanced electronic signature, AdES) med tjänsten, och att det går att integrera tjänsten med autentiseringsplattformar som kan ta emot utländska eID:n. Sedan den 29 september 2018 måste alla offentliga verksamheter följa kraven i eIDAS.

”Nu när eIDAS måste efterlevas av stat och kommun dröjer det säkert inte länge förrän näringslivet måste följa liknande regelverk. Jag tycker att det är väldigt bra att vi använder en framtidssäker signeringslösning”, säger Sabina Olsson.

Används även för e-underskrift av policys

Nexus använder även e-signeringstjänsten för underskrifter av interna policydokument.

”Elektroniska underskrifter är ett smidigt, kostnadseffektivt och juridiskt hållbart sätt att försäkra sig om att de anställda har tagit del av våra uppdaterade policys och rutiner. Tidigare skrev medarbetarna bara under våra policys när de först började i företaget. När policyerna sedan förändrades fick vi aldrig någon ny underskrift på dem eftersom det skulle ha inneburit för mycket pappershantering att få till fysiska signaturer”, säger Sabina Olsson.

E-signering nödvändigt för effektivisering av HR

Nexus GO PDF Signing lanserades 2017 och tjänsten har nu hunnit få en lång rad kunder, bland annat kommunerna Lomma och Karlskrona.

”Elektroniska underskrifter är nödvändiga för att få en mer effektiv HR-funktion, så jag kan verkligen varmt rekommendera det till alla HR-avdelningar. Vi har digitaliserat en stor del av vår HR-process nu, och det innebär att vi sparar mycket tid på slopad pappershantering och att vi har bättre koll på våra underlag. Dessutom har vi blivit mer miljövänliga. En annan vinst är att vi uppfattas som en snabbare och modernare arbetsgivare”, säger Sabina Olsson.

Vill du pröva Nexus tjänst för e-signering av PDF:er? Starta din kostnadsfria testperiod

Välj ett annat case