Karlskrona kommun digitaliserar med Nexus molntjänst för elektronisk signering

Att digitalisera och därmed effektivisera verksamheterna är ett pågående arbete i Karlskrona kommun. Målet är ett mobilt arbetssätt, där man kan utföra arbetsuppgifter oavsett plats. Som en del i arbetet har HR-funktionen i kommunen initierat implementation av elektroniska signaturer i verksamheten. ”Vi upplevde ett stort problem med att få till underskrifter av protokollen efter våra samverkansmöten. Det var väldigt tidskrävande att få 20-talet personer att skriva under protokollen, då de sitter placerade på olika enheter och olika platser”, säger Ewa Strömsten, HR-chef vid Karlskrona kommun.

Ewa Strömsten har varit drivande i att införa digitala signaturer inom Karlskrona kommun. Hon ville effektivisera, strukturera och få till smidiga flöden i kommunens arbetsprocesser. Med hjälp av IT-avdelningen kontaktades Pulsen, en av kommunens samarbetspartners.

Det finns flera intressenter inom kommunen som önskar använda digitala signaturer. ”I en av våra förvaltningar där det finns samarbete över kommungränserna får man idag åka upp till 20 mil för att få till en underskrift. Det rimmar dåligt med våra miljömål så det behöver vi ändra på, säger Emma Hessbo, IT-projektledare Karlskrona kommun.

Lösningen blev Nexus GO PDF Signing

Lösningen blev Nexus GO PDF Signing, en molntjänst som gör det möjligt för användare att göra säkra elektroniska underskrifter i PDF-dokument. Karlskrona använder redan en inloggningsportal från Nexus, en HAG (Hybrid Access Gateway), bland annat för skolans lärportal och andra e-tjänster. I signeringstjänsten används Personal Mobile, en mobilapp för säker tvåfaktorsautentisering, som liknar mobilt BankID, för att logga in och signera dokument. Dokumenten laddas upp och signeras i Nexus signeringsportal. Själva PDF-dokumentet skapas av den som initierar signeringen. Användarna som bjuds in har laddat ner Personal Mobile. Med appen loggar användarna både in till tjänsten samt signerar dokumenten. ”Det är otroligt smidigt och fördelen är att vi vet när och av vem ett dokument är signerat och att signaturen var giltig och att dokumentet inte har ändrats sedan dess – allt loggas digitalt”, säger Emma Hessbo.

Signeringstjänsten är uppsatt som ett pilotprojekt i Karlskrona kommun. På så sätt kan Karlskrona vara med i framtagandet av en ny molntjänst från Nexus. ”Det har varit jättekul att få vara med och utveckla tjänsten. Om vi haft önskemål om någon förändring eller förbättring kring tjänsten har vi kunnat påverka direkt. När vi skickat in om någon förändring till Nexus har vi i princip fått det utfört samma dag. Det har också funnits en stor förståelse i organisationen om något hade gått fel tack vare att det är just ett pilotprojekt, säger Emma Hessbo.

I dagsläget arbetar Karlskrona kommun i Windows 10 och Office 2016. Office 365 med bland annat Sharepoint står på önskelistan för framtiden. En annan önskan är att få till BankID som autentiserings- och signeringslösning för kommunens interaktion med medborgarna, målet är att det ska fungera lika smidigt som den interna signeringstjänsten i kommunen. ”Visionen är att våra medborgare till exempel ska kunna lämna in bygglov eller ställa sig i kö till barn- eller äldreomsorg på ett enkelt och säkert sätt. Med motsvarande inloggnings- och signeringslösning via mobilt BankID skulle vi veta att vi har att göra med rätt person – på ett säkert sätt”, säger Emma.

Pulsen valde Nexus som teknikleverantör

Pulsen är Karlskrona Kommuns samarbetspartner sedan många år och driver flera parallella IT-projekt. De valde Nexus som teknikleverantör. ”Vi har ett gott samarbete och vi har stort förtroende för Pulsen. Den största utmaningen för oss har inte varit att få den tekniska lösningen på plats tillsammans med Pulsen, utmaningen har bestått i att förankra ett nytt arbetssätt, det vill säga att ändra på ett invant arbetssätt. Det roliga med signeringsprojektet är att det har gjort att andra delar av verksamheten nu efterfrågar samma lösning – där man kan verifiera att man tagit del av andra saker och där det finns en koppling eller integration mot andra verksamhetssystem”, säger Emma Hessbo. Allt för att höja den digitala upplevelsen och göra det enkelt för användarna.

Våra framgångsfaktorer

Framgångsfaktorerna med signeringsprojektet består i att man börjat i liten skala och gjort en pilot, det vill säga att man begränsat projektet. Att ha en beställare i kommunens ledningsgrupp är en annan nyckelfaktor för framgång, menar Emma. Ewa poängterar även vikten av att ha en god support från IT på hemmaplan.

”I normala fall kan man tänka sig att en IT-avdelning initierar denna typ av projekt men i detta fall är det faktiskt HR-funktionen, med chefen i spetsen, som har drivit på. IT-avdelningen på Karlskrona kommun har sedan varit lyhörd och villig att prioritera projektet vilket lett fram till ett lyckat genomförande, säger Max Rosencrantz, Kundansvarig på Pulsen.

Så implementerade Karlskrona kommun elektroniska underskrifter

Välj ett annat case