Lomma effektiviserar kommunens arbetssätt med digital signering

Lomma kommun  är en i raden av kommuner som digitaliserar verksamheten genom att införa digital signering. ”Nu är det slut med att medarbetare och externa leverantörer kommer till vår reception för att underteckna dokument. Införandet av digital signering snabbar upp våra processer och sparar både miljö och pengar”, säger Patrik Flensburg, servicechef på Lomma kommun.

Att köra runt med viktiga dokument som ska undertecknas eller skicka dem internt via snigelposten har varit en realitet i många kommuner. Det kan handla om; beslutsdokument för Kommunfullmäktige, legala dokument kring omhändertagande av barn, bygglov, dagisansökningar, anställningsavtal eller bara vanliga processdokument som används i olika verksamhetssystem och som ofta importeras till andra system.  ”Det är en enorm efterfrågan på digital signering från både HR- och IT-avdelningar i kommuner och privata företag som vill digitalisera sina processer, för att snabba upp och kostnadseffektivisera. Fördelen med vår digitala signeringslösning är att den går att koppla ihop med organisationens verksamhetssystem utan att det behövs någon installation på plats. Vår molntjänst är dessutom både säker och snabb att komma igång med, vi pratar timmar inte veckor”, säger Patrik Zangaro, IT-säljchef för Nexus Sverige.

Digital signering snabbar upp processerna

Lomma Kommun valde signeringstjänsten Nexus PDF Signing, en molnlösning som kommer att kopplas till kommunens övriga verksamhetssystem. ”När vi loggar in till våra verksamhetssystem med SSO (Single Sign-On) finns Nexus signeringslösning där, vilket gör det väldigt enkelt. Jag laddar upp det dokument jag vill ha signerat, väljer vilka kollegor eller externa intressenter som ska signera det digitalt, och trycker sedan på sänd-knappen. Då går det ut ett mail till dem om att det finns ett dokument att signera. När de läst igenom det, signerar de dokumentet med hjälp av Nexus Personal Mobile – en autentiseringsapp som fungerar precis som mobilt BankID. När någon signerat får jag direkt ett mail om att så har skett. Hur enkelt som helst, säger Patrik Flensburg.

Alla signaturer sparas digitalt så att det går att spåra vem som signerat och när. Man kommer också att kunna se att en viss signatur är giltig genom verifiering via en klient hos Nexus. ”Fördelen med Nexus PDF Signing är att den är enkel att köpa, installera och att arbeta med. Därtill har den en koppling till vår egen IDP (Identity Provider) vilket gör att man kan använda två faktor-autentiseringar som finns i vår IDP. Med denna koppling går det till exempel att signera med ett SMS. Vi kommer även via API-koppling att koppla Nexus signeringslösning mot flera av våra system, vilket gör att vi kan signera via verksamhetssystemet istället för att signera i en separat portal. Vi valde Nexus därför att de är en betrodd aktör inom identiteter och säkerhet och för att de är en etablerade hos flertalet kommuner i Sverige, säger Patrik Flensburg .

Är din organisation intresserad av digitala signaturer? Kontakta Patrick Zangaro för en fri konsultation.

Välj ett annat case