Så gör Umeå kommun för att ta fram nytt enhetligt kommunkort

Umeå kommun ska samla hanteringen av kort centralt och se till så att personal och elever får enhetliga identifieringskort med en rad olika användningsområden. ”Det finns flera olika vägar att gå, och det är viktigt att inte ta några förhastade beslut”, säger Gunnar Skoglund på kommunens IT-funktion.

För två år sedan gjorde Umeå kommun en förstudie för att reda ut hur korthanteringen i kommunen egentligen såg ut, enligt Gunnar Skoglund, som är projektledare för kommunens kortprojekt.

”Förstudien visade att det var väldigt spretigt. Kort och taggar beställdes och hanterades på massa olika ställen”, säger Gunnar Skoglund.

Kommunen beslöt att samla hanteringen av kort centralt, införa ett nytt enhetligt kommunkort som ska användas av alla som inte behöver SITHS-kort, samt använda taggar i så liten utsträckning som möjligt.

”Om all personal ändå ska få kort för att identifiera sig är det onödigt att dessutom använda taggar. Taggar är billigare än kort, men de kostar ändå pengar, och man är inte lika rädd om taggar. Vi kommer i stort sett bara ha kvar taggar för uthyrning av lokaler till föreningar”, säger Gunnar Skoglund.

Redan i dag används personalens och elevernas kort för en rad olika saker, och antalet användningsområden kommer fortsätta öka, enligt Gunnar Skoglund.

”Kort och taggar har vi valt att kalla för ID-nycklar som ett samlingsbegrepp. De används i dag till många olika saker, bland annat till att starta bilens motorvärmare, skriva ut i skrivare, öppna dörrar, betala för måltider, öppna elevskåp, samt öppna värdeskåp och medicinskåp inom socialtjänsten. Att vi lägger på fler och fler användningsområden är ett sätt att effektivisera i kommunen.”

Korten används även för visuell identifiering, och det pågår just nu en diskussion om vilken information som behövs för det här ändamålet på det nya kommunkortet, enligt Gunnar Skoglund.

”I dag har vi ganska lite information på korten: kommunlogga, foto och namn. Men vissa verksamheter har behov av mer information på kortet så att de anställda kan visa vilken verksamhet de hör till och kanske även vilken befattning de har.”

Frågan är om alla individers kort ska ha samma mängd information eller inte när det nya kommunkortet införs, enligt Gunnar Skoglund.

”Vi vill att korten ska se så lika ut som möjligt, och att det ska vara enkelt att hämta information från våra system utan handpåläggning. Orsaken är att vi vill säkerställa att informationen är korrekt.”

Kommunkortet ska utrustas med såväl magnetremsa som dubbla inbyggda RFID-chip. Eventuellt kommer även kortet att förses med kontaktchip för digital access.

”Korten kommer att innehålla en hel del teknik och orsaken till det är den mängd olika lösningar och system som finns hos Umeå kommun i dag. Inom socialtjänsten och för vissa nationella system finns det krav på tvåfaktorsautentisering, och vi använder SITHS-kort för de systemen. Men det pågår en diskussion om även andra grupper bör använda tvåfaktorsautentisering för datorinloggning för att öka säkerheten. Exempelvis gäller det lärare.”

Men om nya grupper ges tvåfaktorsautentisering (2FA) i digitala tjänster är det inte säkert att det blir kommunkortet som används, enligt Gunnar Skoglund.

”Det kan bli en lösning i mobiltelefonerna istället. Problemet med det är att alla inte har tjänstemobil, och att de kanske inte vill använda sin privata mobil för det här.”

Men oavsett om kommunkortet kommer att användas för inloggning eller inte, och oavsett om andra funktioner flyttas bort från kortet längre fram, så tror Gunnar Skoglund att kortet kommer att behövas under överskådlig framtid.

”Man har ju börjat höra om folk som opererar in chip i armen, och nyligen hörde jag om ett gym som använder tumavtryck för skåp och inpassering. Men även om man har andra lösningar för autentisering kommer ett kort där jag visuellt kan visa med ett foto att jag är jag fortfarande att behövas. I sådana fall kan man ju använda ett billigare kort utan massa teknik i, men det kommer ta sin tid innan det här blir aktuellt.”

För att kunna fatta så välinformerade och framtidssäkra beslut som möjligt ägnar sig Umeås kommunkortsprojekt (döpt till Införande av kommungemensam ID-nyckelfunktion) åt en del omvärldsbevakning, enligt Gunnar Skoglund.

”Vi tittar runt och ser hur andra gör. Exempelvis var vi på besök hos Sundbybergs kommun för ett par veckor sedan. De hade sett till att skapa ett nytt kommunkort snabbt, eftersom de flyttat till nytt hus och behövde säkra upp mer. Och Skellefteå kommun har styrt hårt vilken teknik de ska använda och standardiserat passersystemen efter det. Det finns olika vägar att gå.”

Umeå kommun tar även hjälp av sin nuvarande kortleverantör, identitets- och säkerhetsföretaget Nexus Group.

”Tomas Jonsson, vår kontakt på Nexus, har varit uppe hos oss mycket och hjälpt till med projektet. Det är väldigt värdefullt att ha någon som förstår vad vi håller på med så att vi kan få tips och ha någon att bolla med. Tomas vet även hur andra kunder gör, och kan berätta om för- och nackdelar med olika vägval.”

Umeå kommun har valt att genomföra kortprojektet i maklig takt, enligt Gunnar Skoglund.

”Det är viktigt för oss att inte ta några förhastade beslut. Vi har hunnit en bit på väg, men vi är glada att vi inte är klara ännu – då hade vi inte fått med alla frågor och behov vi behöver få in. Vi vill inte standardisera på något för snabbt och lära oss den hårda vägen att vi valde fel.”

I dag beställer Umeå kommun många kort via Nexus Online Services, som är en personaliserad onlinekatalog med Nexus kunders unikt specificerade produkter för tillträdeskontroll.

”Vi köper även en hel del färdigpreparerade kort från Nexus som trycks på någon av de två gymnasieskolor som har egen utrustning för fotografering och kortproduktion. Där görs framför allt elevers och lärares kort.”

Det är fortfarande oklart hur mixen mellan egenproduktion och onlinebeställning av kort kommer att se ut framöver, enligt Gunnar Skoglund.

”Det finns fördelar med båda tillvägagångssätten. Du får en snabbhet om du trycker själv. Med Nexus Online Services tar det några dagar, men å andra sidan behöver man inte hålla på med skrivare och sådant, så det är det är ju enklare och smidigare”, säger Gunnar Skoglund.

Publicerad 13/12 2016

Nyheter, kundberättelser och blogg