Les e-signatures facilitent la prise en charge des enfants en difficulté

L’administration des services sociaux de la municipalité d’Östersund, en Suède, s’appuie sur les signatures électroniques pour dématérialiser le processus décisionnel concernant les enfants et les jeunes adultes en difficulté. « Grâce aux e-signatures, le directeur des services sociaux n’a plus besoin de se déplacer au milieu de la nuit pour venir signer des documents papier. Il peut à présent signer directement sur son smartphone, et cela renforce notre sécurité juridique, » explique Petra Olsson, chef d’unité.

Lorsqu’un agent de la protection sociale décide du placement ou du replacement d’office d’enfants ou de jeunes adultes en difficulté, sa décision doit être approuvée par le directeur des services sociaux ou son adjoint.

Plus besoin de se rendre au bureau en pleine nuit

Olsson : « Cela signifie que nous devons les appeler tout de suite, même si c’est en pleine nuit. Avant d’adopter les e-signatures, ils devaient rester dans les parages de façon à pouvoir se rendre rapidement au bureau, en cas de besoin. À présent ils peuvent signer via leur smartphone, qu’ils soient chez eux ou en déplacement. »

Cela simplifie la vie du directeur et de son adjoint, et fait également gagner du temps aux agents de la protection sociale.

Olsson : « Désormais, tout est plus simple pour tout le monde. Et les e-signatures renforcent la sécurité juridique pour les citoyens, dans la mesure où les décisions peuvent être prises plus rapidement. La signature électronique est un grand progrès. »

Facilité de mise en œuvre de la solution

L’administration des services sociaux de la municipalité d’Östersund a adopté la solution d’e-signature de la société Nexus Group, spécialisée dans les identités et la sécurité.

« L’agent de protection sociale charge le document PDF à signer sur un portail dédié, puis le directeur signe à l’aide d’une appli sur smartphone. C’est très facile et très convivial. La solution d’e-signature de Nexus est fantastique, et elle a été simple à mettre en œuvre. Je la recommande sans réserve aux autres municipalités, » déclare Christer Ljungqvist, coordinateur IT pour l’administration des services sociaux.

Inspiré par une présentation itinérante

L’idée de rationaliser la prise en charge des enfants et des jeunes en difficulté a germé lorsque Ljungqvist s’est rendu à une présentation itinérante sur les e-signatures organisée à Östersund par Nexus fin 2017.

Ljungqvist : « Mes collègues de la partie exploitation s’étaient déjà renseignés sur les e-signatures et m’en avaient parlé, mais c’est en assistant à la présentation, claire et bien détaillée, que j’ai compris que cela répondait à nos besoins. »

Ljungqvist s’est alors renseigné sur les autres solutions d’e-signature existantes, afin de trouver la plus adaptée, et a contacté quelques fournisseurs.

Adhésion du département IT

Ljungqvist : « Mais les autres fournisseurs ne paraissaient pas aussi consistants et sérieux que Nexus, et je ne l’ai pas sentis particulièrement intéressés par notre cas. Nexus, de son côté, s’est montré à la fois souple et réactif, et nous a fait très bonne impression. C’est pourquoi j’ai décidé de leur faire confiance. »

L’étape suivante a consisté à convaincre le département IT de la municipalité d’Östersund d’approuver la solution.

Ljungqvist : « Au départ, ils étaient un peu inquiets car nous travaillons avec des documents confidentiels. Mais après avoir étudié la solution, ils ont également conclu qu’elle était fiable et de confiance. »

Approbation des juristes

Puis ce fut au tour des juristes de la municipalité d’examiner la solution.

Ljungqvist : « L’examen en lui-même ne prenait pas tant de temps, mais comme ils étaient très occupés, nous avons dû patienter six mois. »

Une fois la solution approuvée, le déploiement ne nécessita que quelques heures, incluant des échanges via Skype avec des représentants de Nexus qui détaillèrent la solution en profondeur pour Ljungqvist. Tout ce que nous avons dû installer, ce fut les applis mobiles sur les smartphones des utilisateurs.

Activation des identités électroniques

Ljungqvist : « Nous avons envoyé un lien par e-mail aux utilisateurs pour qu’ils puissent télécharger l’appli et activer leur identité électronique. Les adresses e-mail provenaient d’Active Directory. C’est tout ce que nous avions à faire pour démarrer, ce fut donc très facile. »

Selon Ljungqvist, les utilisateurs ont vraiment apprécié la solution d’e-signature, et n’ont eu aucun problème pour apprendre à s’en servir.

Ljungqvist : « Nous avons eu un seul souci, dû au fait que certains utilisateurs n’ont pas activé leur identité électronique à temps ; nous avons dû leur expliquer comment obtenir un nouveau lien d’activation. J’ai eu moi-même quelques difficultés à saisir la différence entre le portail d’administration et le portail de signature, mais lorsque j’ai demandé de l’aide, j’ai eu un soutien fantastique. »

Östersund recommande Nexus

La municipalité d’Östersund a opté pour l’achat de la solution en tant que service, via une souscription résiliable à tout moment.

Ljungqvist : « Je pense que les autres municipalités devraient tester cette solution. Elles s’apercevront que les e-signatures permettent de gagner un temps précieux, qui peut être consacré à d’autres tâches. Et je ne peux que recommander Nexus en tant que fournisseur : la solution est géniale et ce fut un plaisir de collaborer avec Per-Erik Nilsson, ainsi qu’avec les autres contacts chez Nexus. »

Intégration envisagée de la solution

La municipalité d’Östersund exploite le portail d’e-signature de Nexus depuis le printemps 2018, soit près d’un an maintenant. L’étape suivante pourrait consister à intégrer les e-signatures au système IT interne.

Ljungqvist : « Cela permettrait à nos employés de gagner encore plus de temps. Actuellement, ils créent le document à signer dans le système IT interne, puis doivent le télécharger sur leur ordinateur pour pouvoir ensuite le charger sur le portail d’e-signature. Une fois le document signé, ils doivent le télécharger depuis le portail d’e-signature, avant de le charger à nouveau sur le système interne. Si nous intégrons la solution Nexus à notre système IT interne, les utilisateurs pourront sauter toutes ces étapes car les documents pourront alors être signés directement dans le système interne.

Nexus contribue à sécuriser les environnements

Le service d’e-signatures fait partie de la plateforme Smart ID de Nexus, dont l’objectif est de contribuer à sécuriser les environnements.

« L’exploitation de notre service par la municipalité d’Östersund est un excellent exemple de cela. Contribuer à un environnement encore plus sûr pour les enfants et jeunes adultes en difficulté compte parmi ce que nous pouvons faire de mieux, » explique Magnus Malmström, PDG de Nexus.

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