Comment Nexus dématérialise ses processus RH avec la signature électronique

Nexus Group, société spécialisée dans les identités et la sécurité, dématérialise ses processus RH grâce à sa propre solution d’e-signature Nexus GO PDF Signing. « La signature électronique permet d’accélérer et de sécuriser les processus. De plus, le service d’e-signature est simple et pratique à utiliser, » explique Sabina Olsson, responsable des ressources humaines chez Nexus.

Nexus emploie environ 300 personnes dans plusieurs pays, et auparavant la gestion des ressources humaines impliquait de nombreux traitements manuels. Notre dématérialisation s’effectue étape par étape, et une part importante de cette transformation a consisté à rationaliser le processus de recrutement.

Sabina Olsson : « Nous souhaitions nous débarrasser du trop-plein de documents imprimés qui encombrait nos bureaux. Les tâches manuelles prenaient beaucoup de temps – pour nous qui travaillons aux RH, pour les responsables de l’organisation, comme pour les nouvelles recrues qui devaient venir signer leur contrat ou l’envoyer par courrier. Le processus était inutilement lent, sans compter le risque que des documents se perdent en cours de route. »

Nexus est devenu un projet pilote pour son propre service

Afin de résoudre le problème, Nexus est devenu un projet pilote pour le nouveau service d’e-signature Nexus GO PDF Signing – un service cloud qui permet à tous les utilisateurs d’une organisation de signer électroniquement et de façon sécurisée des documents PDF. Le portail peut être utilisé en tant que service autonome et indépendant, ou bien être intégré aux systèmes existants de l’organisation. Nexus a choisi la seconde option, à savoir que l’identification auprès du portail d’e-signature est prise en charge par la plateforme d’authentification centrale de l’entreprise. Cette plateforme d’authentification est également exploitée pour l’identification auprès de toutes les autres applications auxquelles les employés de Nexus doivent accéder. Les employés s’identifient à l’aide de l’appli Nexus Personal Mobile.

Sabina Olsson : « Personal Mobile permet de s’identifier très simplement à l’aide d’une authentification à deux facteurs, de la même façon qu’avec Swedish Mobile BankID. Mieux encore, nous n’avons besoin de nous identifier qu’une seule fois pour accéder à tous les systèmes : le service d’e-signature, notre système RH, le système de déclaration d’heures, etc. »

Choix des méthodes d’authentification

Chaque employé des RH possède un compte sur Nexus GO PDF Signing, et lorsque l’un de nous souhaite faire signer des documents électroniquement, il lui suffit d’uploader le(s) document(s) sur le portail, d’inviter la ou les personnes concernées à signer, et de cliquer sur le bouton envoyer. Il est également possible d’envoyer des messages aux personnes invitées à signer, et de choisir la façon dont elles devront s’identifier au moment de signer.

Sabina Olsson : « Nous avons le choix entre plusieurs méthodes d’authentification à deux facteurs : notre propre appli Nexus Personal Mobile, Swedish Mobile BankID ou Freja eID ; les eID largement utilisés en Suède. Nous savons à tout moment qui a signé et quelles signatures sont attendues, et nous avons la possibilité d’envoyer des rappels. Une fois que toutes les personnes concernées ont signé le document, nous recevons une notification ; nous pouvons alors télécharger le document et le sauvegarder. »

Une solution conforme et pérenne

Nexus GO PDF Signing est en conformité avec le règlement eIDAS de l’UE, ce qui signifie que le service permet d’effectuer des signatures électroniques dites « avancées » (AdES), et qu’il peut être intégré aux plateformes d’authentification qui accepte les eIDs de ressortissants étrangers. Depuis le 29 septembre 2018, tous les organismes publics doivent se conformer aux exigences d’eIDAS.

Sabina Olsson : « Les entreprises ne tarderont probablement pas à devoir se conformer à des règlementations similaires. Je pense qu’il est très bénéfique pour nous d’utiliser une solution d’e-signature pérenne. »

Utile également pour l’e-signature de procédures

Nexus exploite également le service d’e-signature pour valider les documents relatifs aux procédures internes.

Sabina Olsson : « Les signatures électroniques constituent un moyen simple, économique et légalement pérenne de nous assurer que les employés ont pris connaissance des mises à jour de nos procédures et pratiques en interne. Auparavant, les employés signaient ces procédures uniquement lors de leur recrutement. Lorsque les procédures changeaient, nous ne les faisions pas signer à nouveau car cela aurait entraîné une surcharge de travail en termes de gestion de documents imprimés. »

Des processus RH plus performants grâce aux e-signatures

Depuis son lancement en 2017, le service Nexus GO PDF Signing a séduit une grande variété de clients, parmi lesquels plusieurs municipalités suédoises.

Sabina Olsson : « Les signatures électroniques sont incontournables pour rationaliser les processus RH, et je recommande vivement cette solution à tous les départements RH. Nous avons dématérialisé une grande partie de nos processus, grâce à quoi nous perdons à présent beaucoup moins de temps à gérer des documents imprimés. Nous avons également un bien meilleur contrôle sur ces documents. De plus, nous participons davantage à la préservation de l’environnement. Un autre avantage est que nous sommes perçus, en tant qu’employeur, comme plus modernes et réactifs. »

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