Wie Nexus seine HR-Aufgaben mit elektronischen Signaturen digitalisiert

Der Identity- und Sicherheitsspezialist Nexus Group digitalisiert die Prozesse in seiner Personalabteilung mit der eigenen E-Signaturlösung Nexus GO PDF Signing. „E-Signing ermöglicht schnellere und sicherere Prozesse. Darüber hinaus ist die Lösung sehr einfach und problemlos zu bedienen“, sagt Sabina Olsson, Chief Human Resources Officer (CHRO) bei Nexus.

Nexus beschäftigt etwa 300 Mitarbeiter in verschiedenen Ländern und zu den Aufgaben der Personalabteilung gehörten bisher viele manuelle Abläufe. Die Digitalisierung des Unternehmens wird Schritt für Schritt umgesetzt, wobei die Optimierung der Aufgaben in der Personalabteilung eine hohe Priorität hat.

„Wir wollten die papierbasierten Abläufe und die Stapel unsortierter Dokumente auf unseren Schreibtischen vermeiden. Die manuellen Prozesse waren sehr zeitaufwändig – nicht nur für die Mitarbeiter in unserer Abteilung, sondern auch für unser Management. Zudem mussten neu eingestellte Mitarbeiter bisher zu uns kommen, um ihre Verträge zu unterschreiben oder wir mussten diese per Post verschicken. Der Prozess war unnötig langsam, außerdem bestand die Gefahr, dass die Verträge dabei verloren gehen“, sagt Olsson.

Nexus wird zum Pilotprojekt für das eigene Produkt

Um das Problem zu lösen, wurde Nexus zum Pilotprojekt für den neuen E-Signaturservice Nexus GO PDF Signing. Mit diesem Cloud-Service können Nutzer im Unternehmen zuverlässige elektronische Signaturen auf PDF-Dokumenten erstellen. Das Signing Portal kann entweder als Standalone-Service genutzt oder in die vorhandenen Systeme integriert werden. Nexus hat sich für die zweite Option entschieden. So kann die Anmeldung am E-Signing-Portal über die Nexus-Authentifizierungsplattform erfolgen. Diese Plattform wird auch für die Anmeldung an allen anderen Systemen verwendet, auf die Nexus-Mitarbeiter zugreifen müssen. Die Mitarbeiter melden sich mit der Nexus Personal Mobile App an.

„Personal Mobile bietet eine sehr einfache Möglichkeit, sich mit einer Zwei-Faktor-Authentifizierung anzumelden – es funktioniert ähnlich wie die Swedish Mobile BankID. Und das Beste daran ist, dass wir uns nur einmal anmelden müssen, um auf alle Systeme zuzugreifen – den E-Signatur-Service, das HR-System, das Zeiterfassungssystem usw.“, sagt Olsson.

Verschiedene Authentifizierungsmethoden

Jeder HR-Mitarbeiter verfügt über ein Account bei Nexus GO PDF Signing. Wer Dokumente mit elektronischer Signatur versehen möchte, überträgt diese in das Portal, fordert die Unterschrift einer oder mehrerer Personen an und klickt auf die Schaltfläche Senden. Man kann die Personen, deren Unterschrift benötigt wird, auch per Direknachricht kontaktieren und auswählen, wie diese sich identifizieren sollen.

„Wir können aus verschiedenen Arten der Zwei-Faktor-Authentifizierung wählen, z. B. unsere Authentifizierungs-App Nexus Personal Mobile, Swedish Mobile BankID oder Freja eID. Wir sehen, wer bereits unterzeichnet hat und auf wen wir noch warten. Wir können dann auch die Unterschrift anmahmen. Sobald alle Empfänger unterschrieben haben, erhalten wir eine Benachrichtigung. Anschließend können wir das Dokument herunterladen und speichern“, sagt Olsson.

Zukunftssichere und standardkonforme Lösung

Nexus GO PDF Signing erfüllt die Vorgaben der EU-Verordnung eIDAS. Somit ermöglicht der Service die Erstellung fortgeschrittener elektronischer Signaturen (AdES) und kann in Authentifizierungsplattformen integriert werden, die ausländische eIDs akzeptieren. Seit dem 29. September 2018 müssen alle öffentlichen Einrichtungen die eIDAS-Anforderungen erfüllen.

„Es wird sicher nicht lange dauern, bis auch Unternehmen ähnliche Vorgaben einhalten müssen. Ich finde es wichtig, dass wir eine zukunftssichere E-Signing-Lösung einsetzen“, sagt Olsson.

Elektronische Signatur für die Verabschiedung von Richtlinien

Nexus nutzt auch den E-Signatur-Service auch, um interne Richtlinien zu signieren.

„Mit elektronischen Signaturen können wir problemlos, kostengünstig und rechtlich einwandfrei sicherstellen, dass die Mitarbeiter unsere aktualisierten Richtlinien und Abläufe zur Kenntnis genommen haben. Früher haben Mitarbeiter unsere Richtlinien nur beim Eintritt in das Unternehmen unterzeichnet. Änderungen der Richtlinien, haben sie dann aber nie per Unterschrift bestätigt, weil der Aufwand für die Papierlösung zu groß gewesen wäre“, sagt Olsson.

Elektronische Signaturen sind Voraussetzung für eine effiziente Personalabteilung

Nexus GO PDF Signing wurde 2017 eingeführt und ist heute bei zahlreichen Kunden im Einsatz, unter anderem von den schwedischen Gemeinden Lomma und Karlskrona.

„Elektronische Signaturen sind Voraussetzung für effizientere HR-Prozesse, daher kann ich den Service allen Personalabteilungen nur empfehlen. Wir haben einen großen Teil unserer HR-Prozesse digitalisiert, sodass wir mit einer Reduzierung der papierbasierten Abläufe viel Zeit sparen und eine bessere Kontrolle über unsere Dokumente erhalten. Zudem schonen wir damit noch die Umwelt. Ein weiterer Vorteil ist, dass wir als agiler und moderner Arbeitgeber wahrgenommen werden“, sagt Olsson.

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