Stadtverwaltung Karlskrona digitalisiert Prozesse mit dem Nexus Cloud Service für elektronische Signaturen

Die Digitalisierung und Optimierung von Vorgängen ist ein laufendes Projekt in der Verwaltung der südschwedischen Stadt Karlskrona. Ziel des Projekts ist es, ein mobiles Arbeiten zu ermöglichen. Dazu gehört auch die Implementierung von elektronischen Signaturen durch die Personalabteilung. „Wir stellten fest, dass die Unterzeichnung von Sitzungsprotokollen ein großes Problem war. Es erforderte beispielsweise einen hohen Zeitaufwand, das Protokoll von 20 Personen unterzeichnen zu lassen. Denn alle Teilnehmer arbeiten in unterschiedlichen Abteilungen an verschiedenen Standorten“, sagt Ewa Strömsten, HR-Manager bei der Stadtverwaltung von Karlskrona.

Ewa Strömsten ist verantwortlich für die Einführung digitaler Signaturen in der Stadtverwaltung Karlskrona. Damit schafft sie die Basis für eine Optimierung, Strukturierung und reibungslose Verwaltungsabläufe. Zusammen mit der IT-Abteilung wurde zu diesem Zweck das Systemhaus Pulsen kontaktiert.

Verschiedene Stakeholder in der Verwaltung äußerten den Wunsch, digitale Signaturen zu verwenden. „In einem Verwaltungsbereich kooperieren wir über kommunale Grenzen hinweg mit anderen Abteilungen an verschiedenen Standorten, sodass wir 20 Minuten mit dem Auto fahren müssten, nur um eine Unterschrift zu bekommen. Dies steht nicht im Einklang mit unseren ökologischen Zielen, daher mussten wir etwas verändern“, sagt Emma Hessbo, IT Project Manager bei der Stadt Karlskrona.

Entscheidung für Nexus GO PDF Signing

Die Behörde entschied sich für Nexus GO PDF Signing. Der Cloud Service ermöglicht das sichere elektronische Unterzeichnen von PDF-Dokumenten. Die Verwaltung von Karlskrona nutzt mit dem Hybrid Access Gateway (HAG) bereits eine Login-Lösung von Nexus für das Lernportal der Schule und andere E-Services. Der Signatur Service verwendet Personal Mobile, eine mobile App für Zwei-Faktor-Authentifizierung – ähnlich der schwedischen Mobile BankID – für den Login und die Unterzeichnung von Dokumenten. Die Dokumente werden dann hochgeladen und unterzeichnet über das Online-Portal Nexus GO. Der Initiator der Signatur erstellt das betreffende PDF-Dokument. Dann werden andere Benutzer eingeladen, die Personal Mobile bereits installiert haben. Mit der App können sich Benutzer für den Service anmelden und die Unterzeichnung der Dokumente vornehmen. „Das funktioniert völlig reibungslos. Der große Vorteil ist, dass wir wissen, wann und von wem ein Dokument unterzeichnet wurde, dass die Signatur gültig ist und das Dokument nicht geändert wurde, denn alles wird digital protokolliert“, sagt Emma Hessbo.

Der Signatur Service wurde als Pilotprojekt gestartet. Dadurch konnte die Stadtverwaltung in die Entwicklung eines neuen Cloud Service von Nexus eingebunden werden. „Es hat viel Spaß gemacht, sich an der Entwicklung zu beteiligen. Mit unseren Änderungswünschen und Verbesserungsvorschlägen konnten wir uns direkt einbringen. Wenn wir Änderungswünsche an Nexus geschickt haben, wurden diese häufig noch am gleichen Tag umgesetzt. Zudem gab es bei Problemen im Pilotprojekt jederzeit eine großartige Unterstützung“, sagt Emma Hessbo.

Aktuell arbeitet die Stadt Karlskrona mit Windows 10 und Office 2016. Zukünftig soll Office 365 mit Sharepoint zum Einsatz kommen. Zudem ist geplant, BankID als Authentifizierungs- und Signatur-Lösung für die Interaktion mit Bürgern zu nutzen. Ziel ist es, diese Lösung ebenso reibungslos einzubinden wie den internen Signatur Service der Stadtverwaltung. „Unsere Idee war, den Bürgern die Einreichung von Bauanträgen oder Anträgen für Kinderbetreuung oder Altenpflege mit einem einfachen und sicheren Verfahren zu ermöglichen. Mit der entsprechenden Lösung für Anmeldung und Unterzeichnung über die mobile BankID können wir sicherstellen, dass wir es mit den richtigen Personen zu tun haben“, sagt Emma.

Pulsen entscheidet sich für Nexus als Technologieanbieter

Pulsen betreut die Stadtverwaltung Karlskrona seit vielen Jahren bei diversen IT-Projekten. Die Firma entschied sich für Nexus als Technologieanbieter. „Wir arbeiten sehr gut mit Pulsen zusammen und haben großes Vertrauen in die Firma. Die größte Herausforderung für uns war nicht die Implementierung der technischen Lösung, sondern die Veränderung der Arbeitsgewohnheiten. Interessant ist, dass jetzt auch andere Abteilungen die neue Lösung einsetzen möchten, um die digitalen Prozesse zu verbessern und die Benutzung zu vereinfachen“, sagt Emma Hessbo.

Erfolgsfaktoren

Zu den Voraussetzungen für den Erfolg gehörte der Einstieg mit einem kleinen Pilotprojekt. „Die Unterstützung aus dem Führungsteam der Verwaltung war ein wichtiger Erfolgsfaktor für das Projekt. Zudem hat Ewa Strömsten betont, wie wichtig der Support der IT-Abteilung war“, erklärt Emma.
„Normalerweise würde man davon ausgehen, dass die Initiative für diese Art von Projekten von der IT-Abteilung ausgeht. In diesem Fall jedoch war es die Personalabteilung, die auch die Leitung übernahm. Die IT-Abteilung der Stadt Karlskrona war sehr kooperativ und hat dem Projekt eine hohe Priorität eingeräumt. Das war die Basis für eine erfolgreiche Implementierung“, erklärt Max Rosencrantz, Key Account Manager bei Pulsen.

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