So erleichtern elektronische Signaturen dem Sozialamt den Schutz gefährdeter Kinder

So erleichtern elektronische Signaturen dem Sozialamt Östersund den Schutz gefährdeter Kinder

Das Sozialamt der Gemeinde Östersund in Schweden nutzt elektronische Signaturen für den Entscheidungsprozess, wenn gefährdete Kinder, Jugendliche und Süchtige in Obhut genommen werden müssen. „Mit E-Signaturen muss der Vorsitzende des Sozialausschusses nicht mitten in der Nacht ins Büro kommen, um die erforderlichen Dokumente zu unterzeichnen. Jetzt kann er dafür sein Smartphone benutzen – das erhöht die Rechtssicherheit“, sagt die Bereichsleiterin Petra Olsson.

Wenn Sozialarbeiter über die alternative Unterbringung von gefährdeten Kindern, Jugendlichen und Süchtigen entscheiden, müssen die Entscheidungen vom Vorsitzenden oder stellvertretenden Vorsitzenden des Vorstands des Sozialdienstes genehmigt werden.

Keine nächtlichen Fahrten mehr ins Büro

„Das bedeutet, wir rufen die Verantwortlichen sofort an, auch wenn es mitten in der Nacht ist. Vor der Einführung von E-Signaturen mussten sie in der Nähe bleiben, um bei Bedarf schnell ins Büro zu kommen. Jetzt können sie per Smartphone unterschreiben, von zu Hause oder unterwegs“, sagt Olsson.

Das erleichtert dem Vorsitzenden und stellvertretenden Vorsitzenden das Leben und spart auch den Sozialarbeitern Zeit.

„Es ist jetzt für alle viel einfacher. Zudem erhöhen E-Signaturen die Rechtssicherheit für die Bürger, da Entscheidungen nun direkt und ohne Verzögerung getroffen werden können. Das ist eine große Verbesserung“, sagt Olsson.

Einfacher Einstieg mit der Lösung von Nexus

Das Sozialamt der Gemeinde Östersund nutzt die E-Signaturlösung des Identity- und Sicherheitsspezialisten Nexus.

„Der Sozialarbeiter lädt ein PDF mit der Entscheidung auf ein Signaturportal hoch und unterschreibt dann mit einer Smartphone-App – es ist ganz einfach und benutzerfreundlich. Die E-Signatur-Lösung von Nexus funktioniert hervorragend und der Einstieg war einfach. Ich kann das auch für andere Gemeinden nur empfehlen“, sagt Christer Ljungqvist, IT-Koordinator im Sozialamt.

Roadshow weckt Interesse

Die Idee, die Entscheidungsprozesse zum Schutz gefährdeter Kinder, Jugendlicher und Süchtiger zu optimieren, entstand als Ljungqvist Ende 2017 in Östersund eine Nexus-Roadshow zum Thema elektronische Signaturen besuchte.

„Meine Kollegen aus den operativen Abteilungen hatten zuvor bereits ein wenig über elektronische Signaturen gelesen und mit mir darüber gesprochen. Doch während der Roadshow wurde mir klar, dass dies für uns wirklich hervorragend geeignet ist – die Lösung wurde so gut präsentiert“, sagt Ljungqvist.

Er recherchierte auch E-Signatur-Lösungen von anderen Anbietern, um die beste Option zu finden.

Überzeugungsarbeit in der IT-Abteilung

„Doch Nexus machte von allen Anbietern den besten Eindruck und die anderen zeigten kein großes Interesse. Nexus hingegen war sehr entgegenkommend und agil. Deshalb habe ich mich für sie entschieden“, sagt Ljungqvist.

Im nächsten Schritt musste die IT-Abteilung der Gemeinde Östersund von der Lösung überzeugt werden.

„Sie waren zunächst etwas besorgt, da wir natürlich mit vertraulichen Dokumenten arbeiten. Aber nach den ersten Tests der Lösung kamen sie zu dem Schluss, dass sie sicher und vertrauenswürdig ist“, sagt Ljungqvist.

Rechtliche Prüfung

Anschließend wurde die Lösung von den zuständigen Anwälten der Gemeinde überprüft.

„Die rechtliche Überprüfung selbst hat nicht lange gedauert, aber weil die Arbeitsbelastung der Abteilung sehr groß war, mussten wir sechs Monate warten“, sagt Ljungqvist.

Nachdem es auch von dieser Seite grünes Licht gab, dauerte die Bereitstellung nur wenige Stunden. Darin enthalten war auch ein Skype-Meeting von Ljungqvist mit Vertretern von Nexus, bei dem die Lösung ausführlich vorgestellt wurde. Installiert werden mussten dann lediglich die mobilen Apps auf den Smartphones der Benutzer.

Aktivierung von elektronischen Identitäten

„Wir haben den Benutzern einen Link per E-Mail geschickt. Damit konnten sie die App herunterladen, installieren und ihre elektronischen Identitäten aktivieren. Wir haben die E-Mail-Adressen dafür einfach aus dem Active Directory übernommen. Mehr mussten wir nicht tun, um zu starten. Das war sehr einfach“, sagt Ljungqvist.

Die Anwender schätzen die E-Signing-Lösung sehr und hatten keine Probleme, die Funktionsweise zu verstehen.

„Das einzige Problem war, dass einige Anwender ihre elektronischen Identitäten nicht rechtzeitig aktiviert haben. Sie mussten dann lediglich einen neuen Aktivierungslink anfordern. Ich selbst hatte einige Probleme, den Unterschied zwischen dem Administrationsportal und dem Signaturportal zu verstehen, aber der Support hat mir sehr gut geholfen“, sagt er.

Lob für Nexus

Die Gemeinde Östersund hat die Lösung als Service über ein Abonnement erworben, das jederzeit kündbar ist.

„Ich kann das für andere Gemeinden nur empfehlen. Sie werden feststellen, dass sie mit den E-Signaturen Zeit sparen, die für andere Aufgaben genutzt werden kann. Die Lösung ist großartig und ich kann Nexus wirklich empfehlen. Per-Erik Nilsson und unsere anderen Ansprechpartner bei Nexus haben uns hervorragend unterstützt“, sagt Ljungqvist.

Umfassende Integration in IT-Umgebung

Seit dem Frühjahr 2018 nutzt die Gemeinde Östersund nun bereits das E-Signing-Portal von Nexus. Der nächste Schritt könnte die Integration von E-Signaturen in das IT-System der Gemeinde sein.

„So könnten unsere Mitarbeiter noch mehr Zeit sparen. Bisher erstellen sie im internen IT-System ein Dokument, das signiert werden soll. Dann müssen sie es auf ihren Computer herunterladen, um es in das E-Signing-Portal hochladen zu können. Sobald das Dokument signiert ist, muss es vom E-Signing-Portal heruntergeladen und wieder in das interne IT-System geladen werden. Wenn wir die Lösung von Nexus in unser internes IT-System integrieren, könnten wir alle diese Schritte überspringen, weil die Dokumente dann direkt im internen IT-System signiert werden“, sagt Ljungqvist.

Nexus leistet einen Beitrag zu einer sicheren Gesellschaft

Die Lösung für E-Signaturen ist Bestandteil der Smart ID-Plattform von Nexus, die einen Beitrag zu einer sicheren Gesellschaft leistet.

„Die Nutzung unseres Services durch die Gemeinde Östersund ist ein sehr gutes Beispiel dafür. Mit unserer Lösung unterstützt Östersund den Schutz gefährdeter Kinder und Jugendlicher“, sagt Magnus Malmström, CEO von Nexus.

 

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