Wie das Ausweismanagement zur Paradedisziplin im Unternehmen wird

Mitarbeiterausweise taugen heute längst nicht mehr nur zum Öffnen von Eingangstüren. Durch die Integration in die diversen Systeme eines Unternehmens übernehmen sie inzwischen auch Aufgaben wie Zutrittskontrolle, Zeiterfassung, PC-Zugang, das Bezahlen in der Kantine oder die Verwaltung des Firmenparkplatzes. Außerdem sind elektronisch lesbare Ausweise der Standard für die sichere und vertrauenswürdige Identifikation von Mitarbeitern und Besuchern.

Ihren großen Auftritt können die kleinen Karten auch in anderer Hinsicht haben: individuelle, personalisierte Ausweise (zum Beispiel mit dem Firmenlogo, Foto des Ausweisbesitzers oder einer besonderen Farbkodierung) sind nicht nur hübsch anzuschauen, sondern bieten auch echten Mehrwert. Sie erhöhen unter anderem die Sicherheit, da sie den Besitzer auch auf den ersten Blick leicht identifizier machen.

Für Unternehmen lohnt es sich, das Ausweismanagement nicht als saloppe Fingerübung zu betrachten. Deshalb haben die wichtigsten Punkte zum Thema zusammengestellt.

Checkliste Ausweismanagement:

  • Insellösungen vermeiden! Heute sind Ausweise echte Multi-Talente. Sie können für die Zeiterfassung oder die Erfassung von Betriebs- und Maschinendaten verwendet werden. Deshalb brauchen die Daten aus dem Ausweis-System „Freie Fahrt“ in Richtung Personalanwendungen und wo auch immer sie benötigt werden.
  • Administrationsaufwand reduzieren! Doppelte Datenpflege erhöht die Fehleranfälligkeit und viele Systeme bedeuten viel Arbeit. Um Mehrarbeit und administrative Aufwände zu vermeiden, empfiehlt sich der Einsatz einer integrierten Plattformlösung. Damit können sämtliche Mitarbeiterausweise zentral verwaltet werden.
  • An die Schnittstellen denken! Ein Ausweis-System ist in der Regel nur ein Teil einer großen IT-Systemlandschaft. Deshalb werden Schnittstellen für unterschiedlichste Quellen benötigt, zum Beispiel für biometrische Kontrollsysteme, Zutrittskontrollsystemen, HR-Systemen, Kantine, Identity Management System oder Negativlisten.
  • Abläufe vom Anfang bis zum Ende denken! Die Ausweiserstellung beginnt mit dem Aufnehmen eines Fotos des Mitarbeiters. Bereits von Anfang an können Prozesse nahtlos ineinandergreifen: Das aufgenommene Foto kann zum Beispiel direkt an den Kartendrucker oder den entsprechenden Dienstleister gegeben und der personalisierte Ausweis produziert werden.

Published 17/3 2016

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