Warum ein professionelles Asset Management Gold wert ist

Zugangskarten, Mobiltelefone, Computer, Fahrzeuge, Maschinen und Produktionsanlagen: die Liste der Vermögenswerte (Assets), die Unternehmen heute besitzen lässt sich beliebig fortsetzen. Welcher Mitarbeiter welche Assets nutzt, ist für Unternehmen nicht nur eine Frage des Geldes, sondern auch der Sicherheit. Schließlich erlaubt zum Beispiel eine Zugangskarte den Zugriff auf weitere Ressourcen und Informationen.

Manuell gepflegte Liste, in denen dokumentiert wird, welche Mitarbeiter in welcher Situation welche Assets nutzen können und in wessen Hand sich das jeweilige Gut gerade befindet, ist die denkbar schlechteste Lösung. Denn solche Listen sind in höchstem Maße fehleranfällig: Aktualisierungen werden vergessen oder in die Zukunft verschoben oder eine lokal gespeicherte Kopie enthält just die Information, die dringend an anderer Stelle benötigt wird.

Abhilfe schafft hier ein elektronisches Asset-Management-System, das die Vermögenswerte automatisch den Identitäten der jeweiligen Mitarbeiter zuordnet und sie über ihren kompletten Lebenszyklus nachvollziehbar macht.

Die Anforderungen an ein Asset Management System sind vielfältig. Die wichtigsten sind:

  • Der aktuelle Status der Assets muss von verschiedenen Stellen einfach eingesehen und verwaltet werden können.
  • Die Zuordnung eines Assets zu einer bestimmten Identität, also in aller Regel einem Mitarbeiter, muss unkompliziert und automatisch funktionieren.
  • Das System muss alle Daten des Assets vorhalten können, wie etwa die Seriennummer, das Lieferdatum, das Erstelldatum und bei Bedarf der Zeitpunkt des Verlustes beziehungsweise des Ausmusterns.

Die Einführung eines Asset Management Systems lohnt sich in vielerlei Hinsicht, nicht nur monetär.

  • Eine lückenlose Dokumentation darüber, welches Asset sich aktuell in welchen Händen befindet, ermöglicht die Einführung weiterer automatisierter Services: So können beispielsweise Gebühren für verlorene oder fehlende Assets automatisch erhoben werden.
  • Reports („Wo ist das Auto heute?“ oder „Welche Mitarbeiter besitzen ein firmeneigenes Mobiltelefon?“) lassen sich schnell und ohne Mehraufwand erstellen.
  • Eine Asset-Management-Lösung verbessert die Zusammenarbeit, weil Assets einfacher und risikofreier geteilt werden können. Der Wechsel des Inhabers geschieht schnell und unbürokratisch.
  • Assets werden im Unternehmen insgesamt effizienter genutzt und können schneller bereitgestellt werden.

Ein professionelles Asset Management System spart also nicht nur Zeit und Kosten. Es sorgt für zusätzliche Sicherheit und Transparenz im Unternehmen und kann zum Schlüssel einer besseren Zusammenarbeit werden.

Published 15/5 2016

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